Ausbildung im Öffentlichen Dienst Berufsbild Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management

Der Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management verbindet betriebswirtschaftliches Denken mit praktischem IT-Wissen: Wer diese Ausbildung wählt, organisiert IT-Beschaffung, betreut Anwenderinnen und Anwender im Support und berät Kolleginnen, Kunden oder Behörden bei der Auswahl passender Systeme. Der Einsatzbereich reicht von kleinen Unternehmen bis zu öffentlichen Verwaltungen – kurz: Wer gern an der Schnittstelle zwischen Technik und Organisation arbeitet, findet hier echte Perspektiven.

Was macht man konkret?

• IT-Beschaffung: Kaufleute für IT-System-Management analysieren den Bedarf an Hard- und Software, vergleichen Angebote, führen Ausschreibungen oder Bestellprozesse durch und begleiten die Beschaffung bis zur Einführung. Sie achten dabei nicht nur auf Kosten, sondern auch auf Kompatibilität, Sicherheit und langfristige Wirtschaftlichkeit.
• Support: Ein großer Teil der täglichen Arbeit besteht aus Anwenderunterstützung. Das reicht von der Einrichtung von Arbeitsplätzen, über die Fehleranalyse bei Softwareproblemen bis zur Koordination mit Herstellern oder Dienstleistern, wenn Probleme nicht intern gelöst werden können.
• Beratung: In Projekten beraten sie zum Beispiel Fachabteilungen, wie IT-Lösungen Prozesse verbessern oder Arbeitsabläufe vereinfacht werden können. Dazu gehören auch Schulungen für Nutzerinnen und Nutzer sowie das Erstellen von Dokumentationen und Handlungsanweisungen.
• Einsatz im Amt: In der öffentlichen Verwaltung übernehmen Kaufleute für IT-System-Management Aufgaben wie die bedarfsgerechte Beschaffung von Dienst-PCs und Fachanwendungen, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben (z. B. zur IT-Sicherheit oder Datenschutz) und die Betreuung dezentraler Arbeitsplätze in Ämtern. Verwaltungsprozesse bringen eigene Anforderungen mit – etwa die Integration von Fachanwendungen und die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern auf kommunaler oder Landesebene.

Warum lohnt sich dieser Beruf?

• Vielseitigkeit: Die Ausbildung kombiniert kaufmännische Prozesse (z. B. Einkauf, Vertragswesen) mit technischen Kompetenzen (Netzwerkgrundlagen, Systemkonfiguration). Das eröffnet Einsatzfelder in Handel, Industrie, IT-Dienstleistern und Behörden.
• Gute Einstiegschancen: Viele Betriebe und Verwaltungen suchen Fachkräfte, die IT-Beschaffung und Anwenderbetreuung sicher abwickeln können. Die Rolle als Bindeglied zwischen Technik und Fachabteilungen macht die Absolventinnen und Absolventen schnell unverzichtbar.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Nach der Ausbildung sind Weiterqualifikationen möglich — etwa in Richtung IT-Projektmanagement, IT-Security, Netzwerktechnik oder auch betriebswirtschaftliche Vertiefungen. Auch ein Studium (z. B. Wirtschaftsinformatik) lässt sich anschließen.

Wie ist die Ausbildung aufgebaut?

Die Ausbildung Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management ist eine duale Ausbildung mit praxisorientierter Zeit im Betrieb und theoretischem Unterricht in der Berufsschule. Übliche Ausbildungsdauer sind drei Jahre; verkürzte Zeiten sind bei guten Leistungen möglich. Inhaltlich umfasst die Ausbildung mehrere Bausteine:

• Berufsausbildung im Betrieb: Hier lernst du typische Abläufe kennen – von der Bedarfsanalyse und Bestellabwicklung über die Einrichtung von Arbeitsplätzen bis zur Nutzerbetreuung. Viele Betriebe lassen Auszubildende aktiv an Projekten mitarbeiten, z. B. bei Rollouts oder bei der Einführung neuer Software.
• Berufsschule: Der Unterricht vermittelt kaufmännische Grundlagen (z. B. Rechnungswesen, Wirtschafts- und Sozialkunde) sowie IT-relevante Themen (Betriebssysteme, Netzwerke, IT-Sicherheit) und projektbezogenes Arbeiten.
• Prüfungen: Die Abschlussprüfung besteht aus mehreren Teilen (schriftlich und praktisch/mündlich). Typische Prüfungsinhalte sind Beschaffungsprozesse, IT-Grundlagen, Unterstützung von Anwendern und betriebliches Handeln.

Typische Tätigkeiten während der Ausbildung

• Erstellen von Angeboten und Bestellungen, Prüfen von Rechnungen.
• Mitwirken bei Inventuren und Lizenzmanagement.
• Installation von Betriebssystemen und Standardsoftware, Konfigurieren von Nutzerkonten.
• Aufnahme von Störungsmeldungen, Dokumentation von Lösungen und Eskalation bei komplexeren Problemen.
• Teilnahme an Beschaffungsgesprächen mit Lieferanten sowie Unterstützung bei Ausschreibungen.

Welche Fähigkeiten und Interessen helfen dir weiter?

• Technikinteresse: Du arbeitest gern mit Computern, verstehst schnell, wie Systeme zusammenspielen, und hast Lust, Probleme zu analysieren.
• Organisationstalent: Beschaffungsprozesse, Dokumentationen und Projektpläne verlangen strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsfähigkeit: Support und Beratung heißen, technische Sachverhalte verständlich zu erklären – gegenüber Kolleginnen, Kundinnen oder Vorgesetzten.
• Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein: Beim Umgang mit Nutzerdaten, Lizenzen und Sicherheitsfragen ist Genauigkeit wichtig.
• Lernbereitschaft: Die IT entwickelt sich ständig weiter; lebenslanges Lernen ist Teil des Berufsbildes.

Ein typischer Arbeitstag (Beispiel)

Morgens werden eingegangene Supporttickets geprüft und priorisiert; kritische Störungen werden sofort bearbeitet oder an zuständige Spezialistinnen weitergeleitet. Danach steht die Bestellung neuer Hardware für eine Abteilung an: Angebotsvergleich, Abstimmung mit der Fachabteilung und Vorbereitung der Bestellung. Am Nachmittag begleitest du die technische Einrichtung neuer Arbeitsplätze und führst eine kurze Schulung für die Nutzerinnen durch. Zwischendurch dokumentierst du die Arbeitsschritte und aktualisierst Inventarlisten und Lizenzübersichten.

Einsatz im öffentlichen Dienst: Besonderheiten

In Ämtern gelten oft strenge Vorgaben zu Vergaben, Datenschutz und IT-Sicherheit. Kaufleute für IT-System-Management in Verwaltungen arbeiten deshalb häufig eng mit der IT-Abteilung der Kommune oder externen Dienstleistern zusammen, koordinieren Ausschreibungen nach Vergaberegeln und sorgen dafür, dass eingesetzte Fachanwendungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Außerdem sind Schulungen für zahlreiche Nutzergruppen in verschiedenen Ämtern ein regelmäßiger Bestandteil des Jobs.

Verdienst- und Karrieretipps

• Ausbildungsvergütung: Die Höhe variiert nach Betrieb und Region; Tarifverträge oder kommunale Vergütungsstrukturen können die Vergütung während der Ausbildung beeinflussen.
• Einstieg nach der Ausbildung: Viele Arbeitgeber bieten Ãœbernahmen an; Positionen in der Anwenderbetreuung, IT-Beschaffung oder als Sachbearbeiter/in in IT-nahen Prozessen sind realistische Einstiegsfelder.
• Weiterbildungen: Zertifikate in IT-Administration, IT-Security, Projektmanagement (z. B. PRINCE2, Scrum) oder spezialisierte Schulungen zu Betriebssystemen und Netzwerken erhöhen die Chancen auf bessere Stellen und mehr Verantwortung.

Wie findest du heraus, ob der Beruf zu dir passt?

• Praktika: Schnupperpraktika oder Betriebspraktika geben realistische Einblicke, ob dir die Mischung aus Technik, Organisation und Kommunikation liegt.
• Gespräche mit Ausbildern: Viele Unternehmen und Verwaltungen bieten Informationsgespräche oder Tage der offenen Tür an — nutze diese, um Fragen zu stellen.
• Berufsorientierungsangebote: Nutze Beratungsangebote an Schulen, der Bundesagentur für Arbeit oder regionale Plattformen wie „Schule! und nun?“ für persönliche Beratung und Informationen zu lokalen Ausbildungsplätzen.

Kurzcheck: Passt der Beruf zu dir?

• Du magst Technik, aber nicht ausschließlich – du möchtest auch organisieren und kommunizieren.
• Du arbeitest gern strukturiert und bist flexibel bei wechselnden Aufgaben.
• Du willst in einem Bereich mit guten Perspektiven arbeiten, der Weiterbildungen ermöglicht.

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