Wege in die Ausbildung Die Kunst der schriftlichen Auftragsklärung in der Ausbildung

Wenn du in der Schule, im Praktikum oder später im Ausbildungsbetrieb einen Auftrag bekommst, gilt eine wichtige Faustregel: Notiere dir alles schriftlich. Das mag auf den ersten Blick vielleicht etwas altmodisch oder umständlich wirken, aber es schützt dich vor Missverständnissen, hilft dir, den Überblick zu behalten, und sorgt dafür, dass Ausbilder und Kolleginnen genau sehen, dass du aufmerksam arbeitest. In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum es so wichtig ist, Aufträge schriftlich zu sichern – und wie du das am besten machst.

Auftrag notieren – der erste Schritt für mehr Klarheit

Der allererste und wichtigste Punkt ist: Schreibe dir den Auftrag genau auf, sobald du ihn bekommst. Das heißt, du solltest dir nicht nur merken, was du tun sollst, sondern es schwarz auf weiß festhalten. Das kann auf einem Block, in einer App oder als kurze E-Mail sein. Schon beim Aufschreiben solltest du auf Details achten: Was genau wird gewünscht? Gibt es einen Abgabetermin? Wer ist verantwortlich? Gibt es spezielle Anforderungen?

Warum das so wichtig ist? Mündliche Aufträge werden leicht mal falsch verstanden oder vergessen, besonders wenn man mehrere Aufgaben am Tag bekommt. Je genauer du den Auftrag notierst, desto leichter fällt dir später die Umsetzung, und es zeigt deinen Ausbildern, dass du verantwortungsbewusst mit deinen Aufgaben umgehst.

Rückfragen klären – Nachfragen schützt vor Fehlern

Nachdem du den Auftrag notiert hast, solltest du unbedingt alle offenen Fragen klären. Es ist besser, direkt nachzufragen, wenn etwas unklar ist, als später Zeit zu verlieren oder Fehler zu machen. Manchmal fehlen Details, oder die Formulierung ist missverständlich – keine Sorge, Rückfragen sind normal und werden von Ausbildern sogar oft erwartet.

Hier gibt es einige Tipps, wie du Rückfragen effektiv stellst:

• Sei konkret mit deinen Fragen und beziehe dich auf den aufgeschriebenen Auftrag.
• Frage lieber einmal zu viel als zu wenig.
• Wenn möglich, fasse die Aufgabe in deinen eigenen Worten zusammen und bitte um Bestätigung, dass du sie richtig verstanden hast.

Wenn du so vorgehst, vermeidest du Missverständnisse, und der Auftrag wird klar für alle.

Bestätigung holen – den Auftrag absichern

Noch besser als nur Rückfragen zu stellen ist, wenn du dir die Aufgabe schriftlich bestätigen lässt. Das kann etwa eine kurze Nachricht per E-Mail oder WhatsApp sein, in der dein Ausbilder bestätigt, dass deine Zusammenfassung stimmt. Manchmal ist das nicht direkt möglich – etwa, wenn du in einem Handwerksbetrieb arbeitest und der Chef gerade keine Zeit hat. Trotzdem lohnt es sich, nach einem kurzen Gespräch auch eine schriftliche Bestätigung zu haben.

Mit so einer Absicherung bist du auf der sicheren Seite, wenn später Rückfragen auftauchen oder wenn es darum geht, warum etwas so gemacht wurde, wie du es umgesetzt hast. Die schriftliche Bestätigung dient wie ein Nachweis, dass du die Aufgabe richtig verstanden hast.

Ergebnis melden – Kommunikation bis zum Schluss

Wenn du den Auftrag erledigt hast, solltest du das Ergebnis immer zurückmelden. So wissen deine Ausbilder und Kolleginnen, dass die Aufgabe abgeschlossen ist und können sich darauf verlassen. Am besten machst du das ebenfalls schriftlich – entweder mit einem kurzen Bericht, einer Checkliste oder einer Nachricht.

Dabei kannst du auch erwähnen, ob alles gut geklappt hat, ob du Probleme hattest oder ob du weitere Unterstützung brauchst. Eine transparente Kommunikation zeigt Engagement und sorgt dafür, dass alle im Team auf dem neuesten Stand sind.

Praxisbeispiel: So könnte ein schriftlicher Ablauf aussehen

Stell dir vor, du bist Praktikant oder Praktikantin in einer Schreinerei und sollst ein Regal bauen. So könnte dein Ablauf aussehen:

1. Auftrag notieren: „Regal aus Fichtenholz, Maße 2 m breit, 1,5 m hoch, 0,4 m tief. Fertigstellung bis Freitag. Montieren im Kundenraum.“
2. Rückfragen klären: „Soll das Regal lackiert oder naturbelassen sein? Gibt es besondere Wünsche bei der Montage?“
3. Bestätigung holen: Du fasst deine Auftragsschritte per E-Mail zusammen und bittest den Ausbilder um seine Zustimmung.
4. Ergebnis melden: Nach Fertigstellung schickst du Fotos vom fertigen Regal sowie eine kurze Notiz: „Regal wie gewünscht gebaut und montiert, keine Probleme aufgetreten.“

Mit diesem einfachen, aber strukturierten Vorgehen gehst du sicher, dass dein Auftrag reibungslos umgesetzt wird und du dich gut organisierst.

Warum schriftliche Anweisungen auch in der Ausbildung so wichtig sind

Gerade in der Ausbildung wirst du mit vielen neuen Aufgaben und Abläufen konfrontiert. Schriftliche Anweisungen helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, und zeigen deinem Ausbilder, dass du Verantwortung übernimmst. Sie sind auch wichtig, wenn es Unterschiede in der Kommunikation gibt, zum Beispiel wenn mehrere Personen am Auftrag beteiligt sind.

Außerdem unterstützen sie dich dabei, deine Arbeit professionell zu dokumentieren – das kann bei Beurteilungen und Feedbackgesprächen hilfreich sein. Wer seine Aufgaben schriftlich sichert, bewahrt sich selbst vor Stress und Fehlern.

Was tun, wenn der Auftrag sehr komplex ist?

Bei besonders umfangreichen oder komplexen Aufträgen kann es sinnvoll sein, den Auftrag in Teilaufgaben zu zerlegen und für jeden Schritt Notizen zu machen. So kannst du systematisch vorgehen und vergisst keine Details. Am Ende kannst du auch eine Checkliste anfertigen, um die einzelnen Punkte abzuarbeiten und zu kontrollieren. Auch hier gilt: Bei Unsicherheiten frühzeitig Rückfragen stellen!

Fazit: Einfache Schritte – großer Nutzen

Die vier Schritte „Auftrag notieren, Rückfragen klären, Bestätigung holen und Ergebnis melden“ sind einfache, aber ausgesprochen wirkungsvolle Werkzeuge, um deine Arbeit sicher und erfolgreich zu erledigen. Sie helfen dir, Missverständnisse zu vermeiden, deine Arbeit gut zu organisieren und zeigen auch deinem Ausbildungsbetrieb, dass du motiviert und verantwortungsbewusst bist.

Diese Fähigkeiten sind nicht nur während der Ausbildung wichtig, sondern auch für deinen späteren Berufsalltag in allen Branchen ein echter Vorteil. Starte am besten gleich damit – es lohnt sich!