Ausbildung im Öffentlichen Dienst Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste: Ein Blick in die Fachrichtung Archiv

Dokumente ordnen, erhalten und zugänglich machen: Als Fachangestellte oder Fachangestellter für Medien- und Informationsdienste, kurz FAMI, in der Fachrichtung Archiv arbeitest du dort, wo Geschichte, Informationen und moderne Technik zusammenkommen. Du sorgst dafür, dass wichtige Unterlagen nicht verloren gehen und auch in vielen Jahren noch gefunden, verstanden und genutzt werden können.

Ob alte Briefe, Fotos, Zeitungen, Karten, Akten, Tonaufnahmen oder digitale Dateien – Archive bewahren ganz unterschiedliche Informationen auf. FAMIs helfen dabei, diese Bestände zu übernehmen, zu ordnen, zu beschreiben und für andere zugänglich zu machen. Der Beruf ist deshalb viel abwechslungsreicher, als es auf den ersten Blick vielleicht scheint.

Was macht ein FAMI im Archiv?

Archive sammeln Unterlagen, die für die Geschichte einer Stadt, einer Behörde, eines Unternehmens oder einer ganzen Region wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel Verwaltungsakten, Nachlässe, historische Fotos, Pläne, Vereinsunterlagen oder digitale Dokumente.

Deine Aufgabe als FAMI ist es, den Überblick zu behalten. Du prüfst, welche Unterlagen ins Archiv aufgenommen werden, und ordnest sie nach bestimmten Regeln. Anschließend erfasst du wichtige Informationen in einem digitalen Archivsystem. Dabei hältst du unter anderem fest, wer ein Dokument erstellt hat, aus welcher Zeit es stammt und welchen Inhalt es hat.

Diese Arbeit nennt man Erschließung. Sie ist besonders wichtig, weil Archivgut sonst nur schwer auffindbar wäre. Ein Dokument kann noch so wertvoll sein – wenn niemand weiß, wo es liegt oder was darin enthalten ist, kann es kaum genutzt werden.

Auch die richtige Aufbewahrung gehört zu deinen Aufgaben. Papier, Fotos, Filme und andere Materialien müssen vor Feuchtigkeit, Licht, Staub und falscher Lagerung geschützt werden. Du verpackst die Unterlagen deshalb in geeignete Archivmaterialien und achtest darauf, dass sie möglichst lange erhalten bleiben. Bei digitalen Dateien geht es wiederum darum, Daten sicher zu speichern und langfristig lesbar zu halten.

Recherche und Beratung

Ein großer Teil der Arbeit besteht aus Recherche. Archivbesucherinnen und Archivbesucher suchen zum Beispiel Informationen über ein historisches Gebäude, ihre Familie, einen Verein oder ein bestimmtes Ereignis. Auch Behörden, Forschende, Journalistinnen und Journalisten sowie Schülerinnen und Schüler wenden sich mit Fragen an ein Archiv.

Du suchst in Datenbanken, Findbüchern und Bestandsübersichten nach passenden Unterlagen. Anschließend stellst du die gefundenen Dokumente für die Nutzung bereit. Dabei prüfst du auch, ob bestimmte Schutzfristen oder rechtliche Vorgaben gelten.

Im Lesesaal bist du eine wichtige Ansprechperson. Du erklärst, wie die Recherche funktioniert, nimmst Bestellungen entgegen und gibst Archivalien aus. Dabei musst du sorgfältig arbeiten, denn viele Unterlagen sind einzigartig und können nicht einfach ersetzt werden.

Manchmal beantwortest du Anfragen auch schriftlich oder digital. Dafür brauchst du nicht nur ein gutes Verständnis für Ordnung und Recherche, sondern auch Freude am Kontakt mit Menschen. Denn ein Archiv ist kein abgeschlossener Ort, sondern eine Einrichtung, die Wissen zugänglich macht.

Arbeiten mit Papier und digitalen Daten

Das Bild vom Archiv als Raum voller alter Akten ist nicht falsch – aber längst nicht vollständig. Moderne Archive arbeiten auch mit digitalen Dokumenten, Datenbanken und spezieller Archivsoftware. Viele Unterlagen entstehen heute ausschließlich am Computer und müssen trotzdem dauerhaft gesichert werden.

Als FAMI lernst du, Informationen in elektronischen Systemen zu erfassen und zu verwalten. Du arbeitest mit verschiedenen Dateiformaten und achtest darauf, dass digitale Inhalte gut beschrieben und wiedergefunden werden können. Auch das Digitalisieren kann eine Rolle spielen. Dabei werden beispielsweise alte Fotos, Dokumente oder Tonaufnahmen eingescannt oder in digitale Formate übertragen.

Technik ist also ein wichtiger Bestandteil des Berufs. Gleichzeitig bleibt die sorgfältige Arbeit mit Originalen erhalten. Du wechselst zwischen Computer, Magazin, Lesesaal und manchmal auch einem Arbeitsbereich für die Bestandserhaltung.

Ausbildung im Ãœberblick

Die Ausbildung zum FAMI mit der Fachrichtung Archiv ist ein staatlich anerkannter Ausbildungsberuf. Sie dauert in der Regel drei Jahre und findet dual statt. Das bedeutet: Du arbeitest in einem Ausbildungsbetrieb und besuchst gleichzeitig die Berufsschule.

Im Betrieb lernst du die verschiedenen Aufgaben eines Archivs kennen. Dazu gehören unter anderem:

• Schriftgut und andere Informationsträger übernehmen und sichern
• Dokumente ordnen und in Datenbanken verzeichnen
• Archivbestände recherchieren und bereitstellen
• Nutzerinnen und Nutzer beraten
• Ausleihen und Benutzungsabläufe organisieren
• Bei Ausstellungen, Führungen oder Veranstaltungen mitwirken
• Digitale und analoge Informationen verwalten
• Aufgaben in der Verwaltung und im Gebührenwesen übernehmen

In der Berufsschule beschäftigst du dich mit den Grundlagen des Berufs. Dazu gehören Medien- und Informationssysteme, Recherche, Datenverarbeitung, Kundenberatung, rechtliche Regeln und der Umgang mit verschiedenen Informationsträgern.

Die Ausbildung kann unter bestimmten Voraussetzungen verkürzt werden. Ob das möglich ist, hängt unter anderem von deinen schulischen Leistungen und den Vereinbarungen mit dem Ausbildungsbetrieb ab.

Wo arbeiten FAMIs der Fachrichtung Archiv?

FAMIs arbeiten vor allem in öffentlichen Archiven. Dazu gehören zum Beispiel Stadt- und Gemeindearchive, Kreisarchive, Staatsarchive oder das Bundesarchiv. Auch Hochschulen, Museen, Verbände und größere Organisationen haben eigene Archive.

Weitere Arbeitsmöglichkeiten gibt es in der Medien- und Informationsbranche. Verlage, Rundfunkanstalten, Filmunternehmen und Nachrichtenbüros bewahren ebenfalls große Mengen an Unterlagen, Bildern, Tonaufnahmen oder Videos auf. Dort werden Fachkräfte gebraucht, die Informationen systematisch erfassen, sichern und auffindbar machen.

Im Ortenaukreis können beispielsweise kommunale Archive, Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung, Museen oder regionale Unternehmen interessante Ansprechpartner für ein Praktikum oder eine Ausbildung sein. Ein Praktikum bietet dir die Möglichkeit, den Arbeitsalltag kennenzulernen und herauszufinden, ob dir die Mischung aus Recherche, Organisation, Technik und Kundenkontakt gefällt.

Welche Fähigkeiten sind gefragt?

Für den Beruf musst du kein wandelndes Geschichtsbuch sein. Interesse an Geschichte und aktuellen Themen ist aber hilfreich. Viel wichtiger ist, dass du sorgfältig und zuverlässig arbeitest.

Diese Eigenschaften passen gut zum Berufsbild:

• Du behältst auch bei vielen Unterlagen den Ãœberblick.
• Du arbeitest gerne genau und ordentlich.
• Du interessierst dich für Dokumente, Informationen und ihre Hintergründe.
• Du kannst dich längere Zeit konzentrieren.
• Du hast keine Angst vor digitalen Systemen und neuen Programmen.
• Du kannst freundlich und verständlich mit Menschen kommunizieren.
• Du gehst verantwortungsvoll mit wichtigen oder empfindlichen Unterlagen um.

Auch Teamarbeit spielt eine Rolle. In einem Archiv arbeitest du meist mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. Gemeinsam entscheidet ihr zum Beispiel, welche Bestände übernommen werden, wie sie erschlossen werden oder wie eine Ausstellung vorbereitet wird.

Ein Beruf mit Bedeutung

Archive bewahren mehr als alte Papiere. Sie machen nachvollziehbar, wie sich eine Stadt, eine Region oder eine Gesellschaft entwickelt hat. Sie helfen Menschen bei der Familienforschung, unterstützen wissenschaftliche Projekte und liefern wichtige Informationen für die Arbeit von Behörden und Medien.

Als FAMI trägst du dazu bei, dass dieses Wissen erhalten bleibt. Gleichzeitig arbeitest du an einer modernen Aufgabe: Informationen so zu organisieren, dass sie schnell, sicher und verständlich genutzt werden können.

Wenn du gerne Ordnung in Informationen bringst, sorgfältig arbeitest und dich für Menschen, Geschichten und digitale Medien interessierst, könnte die Ausbildung zum FAMI in der Fachrichtung Archiv gut zu dir passen. Der Beruf verbindet praktische Tätigkeiten mit Recherche, Technik und Kommunikation – und bietet dir die Chance, Geschichte für die Zukunft zu bewahren.