Wege in die Ausbildung Professionell Kommunizieren: Tipps für den Ausbildungsstart

Du stehst kurz vor deinem Ausbildungsstart oder bist gerade in den ersten Wochen? Dann passiert gerade viel: Neue Kollegen, neue Aufgaben, neue Herausforderungen. Eine Sache, die dir dabei garantiert begegnet, ist die professionelle Kommunikation – ob am Telefon oder am Schalter. Klingt vielleicht erst mal nicht besonders spannend, aber warte ab: Diese Fähigkeit ist Gold wert und kann deine Karriere deutlich vorantreiben.

Warum ist professionelle Kommunikation so wichtig?

Bevor wir ins Detail gehen: Warum sollte dir das überhaupt am Herzen liegen? Ganz einfach – der erste Eindruck zählt. Ob du jemanden am Telefon sprichst oder ihn am Schalter begrüßt, in den ersten Sekunden bildet sich ein Bild. Das ist nicht egoistisch oder unfair, sondern ganz normal menschlich. Menschen urteilen schnell, und deine Art zu kommunizieren sagt viel über dein:

• Professionalität
• Zuverlässigkeit
• Freundlichkeit

aus. Gerade in Kundenkontakt-Positionen oder in Berufen, wo Kommunikation zentral ist, kann deine Art zu telefonieren oder dich am Schalter zu verhalten den Unterschied machen:

• zwischen einer glücklichen und einer frustrierten Person
• oder sogar zwischen einem verlorenen und einem gewonnenen Geschäft.

Schritt 1: Die Begrüßung standardisieren

Lass uns mit dem Anfang beginnen: die Begrüßung. Hier setzt der Ton für das gesamte Gespräch. Das Ziel ist, konsistent und professionell zu klingen – und zwar jedes Mal.

Am Telefon könnte das so aussehen: Du hebst ab, nennst deinen Namen und den Namen des Unternehmens. Ein Beispiel: "Guten Morgen, Sie erreichen die Handwerksbetrieb Schmidt, mein Name ist Lisa, wie kann ich Ihnen heute helfen?" Das klingt organisiert und freundlich zugleich. Der Vorteil von Standardisierung: Du musst nicht jedes Mal neu überlegen, was du sagen sollst. Dein Gehirn kann sich auf das konzentrieren, was der Anrufer tatsächlich sagt.

Am Schalter funktioniert es ähnlich. Statt dass der Kunde zuerst das Wort ergreifen muss, machst du den ersten Schritt. Ein Blickkontakt, ein Lächeln (ja, wirklich – das hört man!) und dann eine freundliche Begrüßung: "Guten Tag, willkommen bei uns! Wie kann ich dir heute weiterhelfen?" Sofort wirkt deine Stelle einladend und nicht wie ein Schalter, an dem man ungern vorbeigeht.

Die Standardisierung bedeutet nicht, dass du wie ein Roboter klingen sollst. Es geht darum, eine Struktur zu haben, auf die du vertrauen kannst, damit du präsent und aufmerksam für den Gegenüber bleibst.

Schritt 2: Anliegen klären – aktiv zuhören ist dein bester Freund

Das Gespräch läuft, jemand hat angerufen oder sitzt vor dir am Schalter. Jetzt ist es entscheidend, das Anliegen wirklich zu verstehen. Und hier machen viele den Fehler, zu schnell zu antworten oder nur halbherzig zuzuhören.

Was bedeutet es, aktiv zuzuhören? Es heißt: Höre nicht nur den Worten zu, sondern versuche zu verstehen, was die Person wirklich will. Stelle Fragen, wenn etwas unklar ist. "Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann geht es um...?" oder "Hast du noch andere Fragen dazu?" Das zeigt, dass du dich wirklich mit dem Problem beschäftigst und nicht nur deine vorbereitete Antwort auspacken möchtest.

Am Telefon hast du hier einen kleinen Nachteil: Du kannst Mimik und Körpersprache nicht sehen. Deshalb ist es noch wichtiger, dass du aktiv nachfragst. Du könntest zum Beispiel während des Gesprächs Notizen machen – nicht nur für die Dokumentation, sondern auch um deine Konzentration zu halten.

Am Schalter kannst du zusätzlich auf die Körpersprache des Gegenübers achten. Wirkt die Person angespannt? Unsicher? Das hilft dir, deine Antwort noch passender zu gestalten.

Schritt 3: Zusammenfassung geben – so wissen beide, worum es geht

Nach dem Klären des Anliegens kommt ein oft unterschätzter Schritt: die Zusammenfassung. Das ist dein Moment, um sicherzustellen, dass ihr auf der gleichen Seite seid.

Du könntest sagen: "Also nochmal zusammengefasst: Du brauchst bis Freitag die Unterlagen zu deinem Ausbildungsvertrag und hast noch Fragen zum Starttermin, richtig?" Das gibt der anderen Person die Möglichkeit, dich zu korrigieren, wenn du etwas missverstanden hast. Gleichzeitig zeigst du, dass du aufgepasst hast und die Sache ernst nimmst.

Diese Zusammenfassung ist auch praktisch für dich: Sie gibt dir Zeit zu überlegen, wie du helfen kannst, und signalisiert Struktur und Kompetenz. Der andere merkt, dass du das Gespräch im Griff hast.

Schritt 4: Freundlich verabschieden – mit einem guten Abschlusseindruck

Das Gespräch neigt sich dem Ende zu – und jetzt darfst du nicht nachlässig werden. Der Abschlusseindruck ist genauso wichtig wie der erste.

Eine freundliche Verabschiedung könnte so klingen: "Gerne, ich kümmere mich um deine Anfrage und melde mich bis morgen bei dir zurück. Danke, dass du angerufen hast, und alles Gute für dich!" oder "Ich wünsche dir noch einen schönen Tag und danke für deinen Besuch bei uns!"

Am Telefon ist wichtig: Höre zuerst auf, nachdem die andere Person aufgelegt hat. Das wirkt präsent und respektvoll. Am Schalter: Ein Lächeln und Augenkontakt bis zum Schluss – auch wenn die Person schon geht.

Der Grund, warum die Verabschiedung so wichtig ist? Menschen erinnern sich stark an die letzten Worte eines Gesprächs. Eine positive Verabschiedung kann einen vielleicht vorher frustriert wirkenden Gesprächsverlauf wieder geradebiegen.

Fazit: Mit Struktur zur Professionalität

Professionelle Kommunikation klingt vielleicht kompliziert, aber es geht wirklich um diese vier einfachen Schritte, die ineinander greifen. Wenn du sie internalisierst, werden sie zur Routine – und dann funktioniert es ganz von selbst. Du schaffst damit nicht nur einen guten Eindruck, sondern erleichterst auch dir selbst die Arbeit. Mit einer klaren Struktur läuft alles flüssiger, und du kannst dich entspannter auf den Menschen konzentrieren, mit dem du sprichst.

Also: Probiere es aus, übe diese vier Schritte bewusst in deinem Job und beobachte, wie sich die Reaktionen der Menschen verändern. Du wirst sehen – es lohnt sich wirklich.