Wege in die Ausbildung Professionelles Schreiben: Klarheit für Behördentexte

Professionelles Schreiben ist besonders wichtig, wenn es um Behördentexte geht. Diese Texte sollen oft komplizierte Informationen vermitteln, die für alle gut verständlich sein müssen. Damit das gelingt, helfen einfache Grundregeln: kurze Sätze, klare Verben, praktische Beispiele und eine sparsame Erklärung von Fachwörtern. Diese Prinzipien sorgen dafür, dass jeder leicht erfassen kann, was gemeint ist und wie er handeln soll.

Kurze Sätze für mehr Übersicht

Kurze Sätze machen Texte übersichtlicher und fördern das Verstehen. Lange, verschachtelte Sätze wirken schnell verwirrend, vor allem wenn es um wichtige Angelegenheiten wie Anträge, Bescheide oder Formulare geht. Ein Satz wie "Sie müssen den Antrag innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt des Schreibens bei der zuständigen Stelle einreichen" ist klarer als ein Satz mit vielen Nebensätzen. Kurze Sätze bringen die Botschaft direkt auf den Punkt und ermöglichen einen schnellen Überblick ohne große Anstrengung.

Klare Verben statt Floskeln

Wichtiger als schöne Formulierungen sind klare Verben. Sie helfen dabei, die Handlung deutlich zu machen. Statt einem ungenauen Satz wie "Die Bearbeitung des Antrags erfolgt durch die Behörde" ist es besser zu schreiben: "Die Behörde bearbeitet Ihren Antrag." Das aktive Verb „bearbeitet“ zeigt genau, was passiert, und macht die Sprache lebendig und nachvollziehbar. So wissen Leserinnen und Leser genau, was von ihnen oder von der Behörde erwartet wird.

Praktische Beispiele zur Verdeutlichung

Beispiele sind eine sehr hilfreiche Möglichkeit, genaue Vorstellungen zu vermitteln. Wenn ein Begriff oder ein Ablauf schwer zu verstehen ist, kann ein Beispiel die Lücke schließen. Zum Beispiel bei der Erklärung, wie man ein Formular ausfüllt: "Tragen Sie in Zeile 3 Ihren vollständigen Namen ein, zum Beispiel: Max Müller." Solche konkreten Hinweise helfen, Unsicherheiten zu vermeiden und erleichtern die Umsetzung. Beispiele sind daher ein Schlüssel zur Verständlichkeit, vor allem bei komplexeren Themen.

Fachwörter gezielt einsetzen und erklären

Fachwörter sollten sparsam und nur dort verwendet werden, wo sie wirklich notwendig sind. Viele Behördentexte enthalten unnötige Fremdwörter oder Amtsdeutsch, das Außenstehende oft nicht verstehen. Wenn technische oder rechtliche Begriffe unerlässlich sind, sollten sie kurz und einfach erklärt werden. Zum Beispiel: "Die Frist ist der Zeitraum, in dem Sie etwas erledigen müssen." So wird niemand ausgeschlossen und alle können mitreden. Fachbegriffe können ergänzt werden, aber sie dürfen nicht zur Hürde werden.

Einladende Texte gestalten

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Behördentexte einladend statt abschreckend sein sollten. Wer sich von Anfang an von vielen schwierigen Wörtern und langen Absätzen überwältigt fühlt, gibt schnell auf. Deswegen sollte man beim Schreiben immer daran denken: Wer liest das? Meist sind es Menschen, die keine Spezialisten sind, sondern schnelle und klare Antworten brauchen. Freundliche und verständliche Sprache motiviert, weiterzulesen und hilft, die nötigen Schritte zu verstehen und umzusetzen.

Natürlich ist es manchmal notwendig, komplexe Inhalte präzise darzustellen, etwa bei rechtlichen Vorgaben. Dennoch ist das Ziel, so viel wie möglich in einfacher Sprache zu vermitteln, damit niemand durch komplizierte Formulierungen ausgeschlossen wird. Professionelles Schreiben in der Verwaltung sollte deswegen stets den Menschen im Blick haben, die auf diese Informationen angewiesen sind – ob sie nun gerade einen neuen Lebensabschnitt beginnen oder einen Behördengang erledigen müssen.

Unser Projekt: „Schule! und nun?“

Unser Projekt „Schule! und nun?“ möchte Schulabgängerinnen und Schulabgängern genau diese Unterstützung bieten. Gerade am Übergang in Ausbildung oder Beruf ist es entscheidend, wissen zu können, was zu tun ist, und sich nicht durch komplizierte Texte abschrecken zu lassen. Wir empfehlen deshalb, die genannten Regeln im Umgang mit schwierigen Texten anzuwenden – sei es bei Bewerbungen, Formularen oder anderen wichtigen Dokumenten.

Die Merkregeln für verständliche Texte

• Kurze Sätze behalten die Ãœbersicht.
• Klare Verben zeigen die Handlung.
• Beispiele helfen beim Verstehen.
• Fachwörter werden nur bei Bedarf verwendet und einfach erklärt.

Das ist keine komplizierte Übung, sondern ein sinnvoller Weg, damit alle den notwendigen Papierkram besser bewältigen können. Wer das beherzigt, erleichtert nicht nur sich selbst, sondern auch anderen den Umgang mit Behörden und verwirrenden Anträgen. In Zeiten, in denen viele Schulabgängerinnen und Schulabgänger vor einer Vielzahl an Möglichkeiten und Anforderungen stehen, sind verständliche Texte ein wertvoller Begleiter. Sie sorgen dafür, dass der Schritt „Schule! und nun?“ leichter gelingt.